第一章 总 则
第一条：为适应学校转型发展和教学工作的需要，建立一个与学校教学、科研、管理等工作相适应的门类齐全、结构合理、管理科学、服务有效的学校档案工作体系，不断培养和造就一支素质高、业务熟悉、适应计算机网络环境下的兼职档案干部队伍，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》的精神，结合我校档案工作实际，特制定本《办法》。
第二条：高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校管理水平的一个重要标志。我校形成的档案既是学校建设与发展过程中的真实历史记录，又是党和国家的宝贵财富。因此，应把档案工作放到历史的、战略的、基础的高度来认识、重视，切实抓好档案工作。
第三条：学校形成的各类档案是指学校在党务活动、行政工作、教学管理和评估、科学研究、基本建设、财务会计、外事往来、新闻出版、仪器设备、等实践过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第四条：随着学校规模的扩大，所产生的档案数量越来越多、内容越来越广、载体形式越来越丰富，同时，档案工作涉及的部门也越来越多，需学校各方面的支持与配合。进一步健全兼职档案员队伍，实行部门立卷制度，是保证学校档案事业健康发展根本措施。
第二章 配备与管理
第五条：根据《高等学校档案管理办法》规定，高等学校实行文件形成部门、课题组立卷的制度。各学院、机关部、处、室等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并配备一至二名兼职档案员，负责本部门档案的收集、管理、整理和移交工作。
第六条：根据《高等学校档案管理办法》有关规定，对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。各学院和部门可根据需要设立档案分室，分室应按实际情况配备专职或兼职档案员，兼职档案员业务上接受档案馆的指导、监督和检查。须每年向校档案馆报送档案目录，并按规定向档案馆移交永久保存的档案。
第七条：各学院应配备一至二名兼职档案员，兼职档案员在单位主管档案工作的领导下工作，具体由学院办公室主任负责管理，学院教务员应作为兼职档案员之一，负责本学院培养的学生的成绩档案的管理及整理归档。同时负责本学院本科教学评估中形成的不属于学校档案部门管理范围的档案的管理。
第八条：兼职档案员的工作应纳入其本人岗位职责范围，赋予一定的业务工作量，并作为各单位年度考核干部、检查工作的重要内容之一。兼职档案员应相对稳定，如有调整或退休，必须妥善办理交接手续，分管负责人应加以督促和检查，并报校档案馆备案。
第三章 基本要求与主要职责
第九条：兼职档案员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针政策，热爱档案事业，遵纪守法、忠于职守，努力学习档案业务和现代化管理知识，积极参加岗位培训，不断提高档案业务和现代化管理水平。
第十条：兼职档案员的主要职责
1.积极贯彻党和国家有关档案工作的方针政策及保密的有关规定,努力维护本系统、本单位档案的完整与安全；
2.刻苦学习，全面掌握档案业务规范，熟悉有关档案工作的规章制度，负责并做好档案文件材料的形成、积累、整理、保管和预立卷工作，督促、检查各项工作与档案工作各个环节的同步管理实施情况；
3.按照归档范围及档案立卷工作的内容、范围和程序，负责本单位形成的应归档的纸质或电子文件的收集、整理、预立卷和归档；协助学校档案部门对档案信息资源进行开发；协助本部门形成到期档案的销毁鉴定；做好本部门形成档案目录的录入；参与学校档案信息化建设。
4.积极参加档案部门召集的会议和举办的学术交流活动及岗位培训，参与学校档案工作评比活动。
第四章 岗位培训与职务聘任
第十一条：兼职档案员的岗位培训参照《高等学校档案管理办法》中对档案干部的要求。兼职档案员岗位培训是指兼职档案员上岗(在岗)的一种基础培训，也是兼职档案员申报档案专业技术职务任职资格的要求之一。
第十二条：兼职档案员是学校档案事业体系中的一支主体力量。根据学校《关于实行专业技术人员职务聘任制的实施细则》的有关精神，我校兼职档案员可以聘任档案专业技术职称系列的管理员、助理馆员、馆员等。
第十三条：兼职档案员聘任专业技术职务的政治表现，工作实绩，业务水平，学历等任职资格确定，均由所在部门进行评议，签署意见报学校档案部门汇总，然后提交校辅系列评议组评议。
第五章 考核与奖惩
第十四条：在进行年度考核时，应把兼职档案员的工作纳入本人考核范围。
第十五条：对兼职档案员每两年进行一次评选，对获奖者给予奖励，以资鼓励。
第十六条：档案是学校的宝贵资产。由于人为因素造成档案缺失或损坏者，要追求有关兼职档案员的责任，并视情节轻重给予相应的处罚，学校责任档案馆根据《档案法》有关条款作具体处理。
第六章 附 则
第十七条：本条例适用于全体兼职档案员。
第十八条：本条例由校档案馆负责解释。
第十九条：本条例自发文之日起实施。
