山西财经大学

关于重大活动档案管理的实施细则

(二00三年五月十六日校长办公会议通过)

第一条 为了做好重大活动期间的档案工作，加大重大活动档案的管理力度，为学校珍藏和积累翔实的重要资料，更好地为教学、科研及各项管理工作服务，根据《山西省档案管理条例》的有关条款，参照《太原市人民政府办公厅转发市档案局关于加强太原市重大活动档案管理工作的意见》[并政办发[2003]9号]，结合我校实际，特制定本实施细则。

第二条 学校重大活动档案，是指以学校党委或学校行政名义，责成承办部门组织和举办的在全省高校和全国高校系统具有较大影响或创新举措的党建、思政、教学、科研及各项管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的纸质、光盘、软盘、声像、实物等多种载体、多种形式的历史记录。主要包括：

(一) 党和国家领导人来我校视察工作中形成的资料；

(二) 党中央和国务院有关部门负责人及省、市主要领导来校视察、指导工作形成的资料；

(三) 国家教育部和省教育厅主要领导人来校考察、调研、指导工作形成的资料；

(四) 学校党政主要领导人在出国访问、考察及重大外事活动中形成的资料；

(五) 学校在国际交流活动中形成的资料；

(六) 在学校召开或由我校举办的在全省乃至全国具有较大影响的各种重要会议或活动中形成的资料；

(七) 学校举办的重大庆典和纪念活动中形成的资料；

(八) 重点工程项目开工、竣工典礼及大型仪器设备(10万元以上)开箱验收中形成的资料；

(九) 处置重大突发事件和解决重大纠纷中形成的资料；

(十) 涉及全校的重大专项工作，在申报、评估、验收中形成的资料；

(十一) 在其他有重大影响的活动中形成的资料。

第三条 重大活动档案资料的接收范围主要包括：

(一) 文件、讲话、指示、记录、纪要、活动方案、宣传报道、题词等重要文字材料；

(二) 录音带，录像带、光盘、软盘、照片(含正片和底片)和实物及其文字说明材料； 、

(三) 外事活动中的重要纪念品；

(四) 其它具有参考与保存价值的资料等。

第四条 学校重大活动档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。办公室要发挥综合部门的管理优势，负责对重大活动档案工作的宏观协调和有效监督，明确重大活动组织承办单位的主要负责人和档案资料保管人员，并要求其做好重大活动档案的收集、整理，立卷与移交工作，档案馆负责重大活动档案的业务指导、接收、保管和利用工作。

第五条 重大活动档案管理实行登记制度，即：由组织承办活动的单位或其指定的机构负责该活动档案的登记和报送工作；两个以上单位联办的活动，由主办单位或其指定的机构负责该活动档案的登记和报送工作；临时机构组织承办的活动，由该机构指定专人负责该活动档案的登记和报送工作。具体登记方法和要求如下：

(一) 承办单位在活动项目确定后一周内，通知档案馆并填写《山西财经大学重大活动档案管理登记表》(见附表)。

(二)档案馆收到《山西财经大学重大活动档案管理登记表》后，应及时制定出接收档案计划，同时选派专业人员参与活动，并提供必要的档案装具，监督指导重大活动档案的收集、整理、立卷和移交工作。

(三) 重大活动的组织承办单位在活动结束后一个月内，向档案馆报送重大活动档案目录，三个月内向档案馆移交符合规定的全部档案资料(含声像、图表与实物等)。

第六条 对组织承办单位能按规定办理重大活动档案管理登记手续和报送重大活动档案目录的、对承办人员能够按规定要求收集、整理和移交重大活动档案资料的，学校将依据档案馆提供的情况，在一定场合给予精神鼓励或物质奖励。

第七条 对不按规定办理重大活动档案管理登记手续和报送重大活动档案目录的、对不按规定收集、整理重大活动档案或将档案资料据为已有的、对不按规定向档案馆移交重大活动档案的、且有损毁、丢失或擅自销毁重大活动档案行为的，将依据《中华人民共和国档案法》第五章中的有关条款和学校有关规定予以处罚。