一、预立卷  

    l、学校各院、部、系、处、所、馆、中心、工会、团委和直属部门均为立卷部门，应分工归口立卷。

    2、各立卷部门应根据本部门文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的内容，参照本校制定的归档范围，编制案卷类目。

    3、各立卷部门应随时将办理完毕的文件材料，按照类目名称分别归卷。

二、整理、立卷程序

l、坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门的专(兼)职档案员负责明确、系统，剔除不归档文件材料。

2、对照归档和不归档文件材料范围，检查调整文件材料是否完整、齐全、准确、系统，剔除不归档文件材料。

    3、立卷分类

       ①分年度

       先将文件按其形成或针对年度分开，一般文件归入文件形成年；

       跨年度的请示与批复归入批复年度(没有复文的请示归入请示年)；

跨年度的规划、计划归入文件内容针对的第一个年度；

跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度；

跨年度的会议文件归入会议开幕年度；

法规性文件归入公布或批准年度；

按学年处理的文件归入教学年度；

科研、基建、仪器设备项目分别归入鉴定、竣工、引进年度。

②分问题

将文件按其内容所反映的问题分开。

③分期限

       将文件按照规定的不同保管期限分开。

    4、立卷组合

       以问题为主兼顾其它特征，使之联系紧密。

       会议文件按会议的届次组卷，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷或数会一卷；

       非诉讼案件材料按立案问题或人名组卷，可以一案一卷或一案数卷；

       人民来信材料，可按信件作者、信件处理形式或信件所反映的问题组卷；

       统计、报表、名册等文件按格式、名称组卷，可组一卷或数卷；

       学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料，按单一问题组卷；

        工作计划、总结等文件，按责任者或名称组卷；

       简报按名称组卷；

       科研按课题组卷，基建按工程项目组卷，设备按台体或型号组卷。如有若干卷，可将管理性文件材料和结论性文件材料综合组卷，放在各卷之首，其余可按工作阶段及重要程度或文件性质分别组成若干卷。

       财会按形式特征组卷。

       密不可分的文件材料组在一卷，保管期限不同时，则保管期限一律从长。

    5、卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列；

       批复、批示在前，请示、报告在后；

       上级通知在前，上报材料在后；

       正件在前，附件在后；

       印件在前，定稿在后；

       转发文件在前，原件在后；

       结论性材料在前，依据性材料在后；

       其它文件材料按时间顺序排列。

    6、拆除文件上的金属物，对破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补、裱糊，对较大的图表，要进行折叠(规格为16K和A4两种)。

    7、编页张号(用铅笔)

       ①案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。每页为一个号，不能跳编和漏编，同一案卷内不能有重复的页号，照片档案和图样材料以张编号。

       ②页(张)编写位置

       单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号；图样材料在右下方编写张号；照片档案在背面右下角编写张号；底片在底片袋上编写张号。

       ③案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编页号。

    8、填写卷内目录

       卷内目录位于案卷内文件材料之首，必须用碳素墨水填写。

       ①序号：图样、照片以张，其它文件材料以件，用阿拉伯数字从“1”起依次标注。

②文号：文件制发机关的发文字号。如“国发(1999)1号”其年不得简写成“99"。 

③责任者：形成该文件的单位或主要责任者。

       ④文件材料题名：即文件标题，应照实全抄。没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[]”号。如会议记录应根据内容概括自拟标题。

       ⑤日期：文件的形成时间(年、月、日)。填写时可省去年、月、日。例：1998.12.25。

       ⑥页号：卷内每份文件材料起始之页的编号，最后一份文件应填写起止页号。

    9、填写卷内备考表

       卷内备考表位于卷内文件材料之后。  

    ①本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

②立卷人：由组卷者签名。

③检查人(审核人)：由部门领导审核签名。

④立卷时间：填写立卷年、月、日。

10、案卷封面的编制

       ①档号：填写档案的年度、类目号和案卷顺序号(由档案馆填)。

       ②案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件材料的内容和成份(不超过50个汉字)。题名一般由责任者(不得简称本校)、内容、名称(文种)构成，内容之前要用介词“关于”，内容和名称子间要加结构助词“的”。

   例如：山西财经大学  关于     安全保卫工作            的     计划、总结

            \           \         \                \          \

              责任者         介词       内     容             结构助词      文件名称

图样材料案卷题名应包括项目名称   针对内容和图样材料名称

例如：山西财经大学教学楼     电器照明      竣工图

              \                    \            \

             项目名称              针对内容      图样材料名称

    ③编制单位：填写案卷内文件材料、图样材料的形成单位或主要责任者。其中图样材料属竣工图的，应填写施工单位或编制竣工图单位；属施工图的应填写设计单位。

      ④编制日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期，竣工图填写编制竣工图的日期。

      ⑤保管期限：填写其划定的保管期限。

      ⑥密级：有保密要求的要填写密级，一般案卷未作特殊规定的，则不必填写。

      ⑦案卷封面书写统一用碳素墨水，字迹要工整、清晰。

    11、案卷的装订  

    ①装订之前，先检查文件是否按16开或A4规格大小形成，如果不是则需贴边、折边成16开或A4规格。

      ②采用三孔一线左装订法，孔距总长度160mm，中孔到边孔长度为80mm，背脊到装订线的垂距离为15mm，厚度不超过15mm(约200页)。

三、归档验收  

    1、归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关标准进行验收。凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。

    2、移交手续：移交时填写移交目录一式两份，双方各执一份备查。

    3、归档时间：党政、外事、出版等管理类档案应在次年6月底前归档。教学专业性档案完成一个培养周期(即一届学生入学到毕业)的次学年度寒假前归档。科研、基建、设备在鉴定、竣工、引进后的两个月内归档。当年财会档案在会计年度终了后，由财务部门保管2年，期满后在次年6月底前归档。