各学院、部、处、室，教辅及直属单位，科研单位：

根据《山西财经大学档案管理办法》（晋财大[2015]98号），为做好我校2021年部门（单位）立卷归档工作，确保档案“双套制”的实施，实现学校各类文件材料及时、完整归档，更好地为学校中心工作服务，现就有关事项通知如下:

    一、归档范围

2020年各部门（单位）形成的档案、2020年新冠肺炎疫情防控专项档案、2021届毕业生合影以及以往年度应归未归的档案。

二、归档时间、地点及阶段

归档时间 :2021年6月底前

移交地点：育才楼一层档案馆

归档阶段：

第一阶段，各部门确定本年度应归档的档案卷数和件数，完成目录建设;专职档案员分配档号，进行目录初审。即在这个阶段需要完成以下归档步骤第1-5的内容。

第二阶段，完成档案的扫描、挂接、装订、移交等工作，即完成以下归档步骤第6-9的内容。

  三、归档步骤

1、对应归档材料进行收集、分类、分卷、分件。

2、对分好的案卷进行案卷及卷内排序，并进行卷内编页。

    3、在档案管理系统预立卷库中“导入”菜单下，下载相应案卷、卷内模板，分档案类别录入案卷目录与卷内目录，通过电子政务交分管专职档案员进行审核。

4、审核合格后，由专职档案员确定档号。

5、兼职档案员将确定的档号填入目录，对目录进行完善。

6、打印出纸质版“卷内目录（全引）”、“档案目录移交清单”各一份，预约扫描时间。扫描前拆除案卷金属物，扫描时对照实体检查，发现错误及时修改。

7、扫描件生成双层PDF文件，按“档号-件号”统一命名后，按档案类别将目录导入至系统的预立卷库，并完成双层PDF文件与系统目录的挂接。

8、打印出纸质版“卷内目录（全引）”、“档案目录移交清单”各一式两份，备考表每卷一份, 装订纸质档案，完善备考表，移交分管专职档案员进行审核。

9、审核合格后，“档案目录移交清单”（一式两份）经兼职档案员和部门负责人签字、盖章与纸质档案、电子档案同时移交档案馆。

四、注意事项

1、兼职档案员有调整的部门，请将部门兼职档案员的姓名、工号、联系电话等信息通过电子政务报送档案馆管理员。

2、各部门兼职档案员要做好新冠肺炎疫情防控专项档案的收集工作，归档流程参照常规档案的归档流程进行，案卷目录标题统一为“﹡﹡﹡（责任者）关于新冠肺炎疫情防控的（具体事项及文种）”。

3、毕业生班级合影照片只接收电子版，具体要求：格式为JPG，照片分辨率不低于600 dpi，照片上方印制抬头：“山西财经大学××学院××届××专业××班毕业合影”，照片下方标明学生站位及姓名，照片档案在档案管理系统预立卷库“声像-照片”分类下进行上传；毕业生班级合影档案的档号已确定，具体见附件。

4、在使用综合档案管理系统时，兼职档案员应确保收集齐全预归档档案，避免出现插卷、补卷等情况。归档过程中如遇到问题，请及时与分管专职档案员联系。

5、档案馆负责全校档案归档工作的业务指导，联系电话：7666269，也可通过档案馆创建的“档案之家”微信群进行业务咨询。

档案馆

                          二○二一年三月十一日

附件：

各学院声像档案（毕业照片）档号一览表