根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《山西省企业事业档案标准》的精神，为加强我校实物档案的收集管理和利用，避免损坏和丢失，使实物档案更好地为学校各项工作服务，暂定本办法。

一、实物档案管理的基本原则

1、实物档案是指本校各部门及个人在教学、科研、党政管理和社会活动中，直接形成的具有保存利用价值和历史凭证作用的各种形式的实物，是一种特殊载体的档案。

2、实物档案直观、形象地反映了学校各项实践活动的某个方面或该活动的结果。人们通过实物档案可以了解学校发展的历史轨迹，它是学校各项工作成绩的见证，具有保存利用价值和直观教育作用。实物档案和其它载体档案一样，是学校档案的一部分。

3、实物档案应实行集中统一管理，统一陈列，确保完好无损。

二、实物档案的收集范围    

1、学校和各院系、各部门历来获得的各种奖品、奖状。

2、学校历史上使用过的各种校徽、印章等。

3、学校在各种大型文体活动中获得的奖品。

4、兄弟单位、国内外友人、校友赠送的珍贵礼品。

5、其它有保存价值的物品。

三、实物档案收集、管理办法

 1、各院系、各部门应在次年的第一季度向档案馆送交本部门获得的奖品、奖状。如果希望保留一段时间，可先将所获奖品的文字说明送交档案馆。

 2、对个人及各部门送交以往保留的实物档案，档案馆随时接收。

3、对院系、各部门及个人在送交实物档案时，应附上实物档案的文字说明(见附样)，并办理交接手续。交接清单一式两份，一份由送交单位或个人保存，一份由档案馆保存。对个人赠送的珍贵实物档案，档案馆将发给纪念证书。    

4、凡属校外赠送的礼品，接收部门应将所收礼品清单送交一份给档案馆。其中有使用价值的礼品，经校领导同意可由接收单位保留使用，珍贵礼品应交档案馆保存，并办理交接手续。

   5、学校档案馆对收集到的实物档案，将进行分类、整理、编号，并妥善保管。

有条件时可由档案馆拍照汇编成册，便于提供利用。  

四、实物档案的利用

   1、对学校实物档案进行固定陈列，可供教职工参观，进行传统教育。

   2、各部门如利用实物档案时，可到档案馆办理借出手续，但对珍贵的实物档案，只提供照片。一般不将实物借出，以免造成损失或丢失。

附样：  

1、一般实物档案的文字说明应包括：实物名称、实物材料规格、产生时间、制作单位、送交单位、送交时间。

例：校办送交原山西经济管理学院院长办公室印章壹枚。

实物名称：印章

实物材料：木质

产生时间：19X   X年

制作单位：山西经济管理学院

送交时间： 年 月 日

   2、奖品、奖状文字说明应包括：奖品名称、奖励材料、奖品级别、授奖单位、授奖时间、送交单位、送交时间。

例：体育教学部送交大运会奖杯壹个

奖状名称：奖杯

奖状材料：镀银杯

奖品级别：第X届大学生运动会女排亚军

获奖单位：山西财经学院

送交单位：体育教学部

送交时间： 年 月 日