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    文件材料的部门立卷和归档程序

    发布时间:2017-02-15  作者:  来源:   点击数:

    一、预立卷  

        l、学校各院、部、系、处、所、馆、中心、工会、团委和直属部门均为立卷部门,应分工归口立卷。

        2、各立卷部门应根据本部门文件材料形成规律,预计新的一年可能产生的内容,参照本校制定的归档范围,编制案卷类目。

        3、各立卷部门应随时将办理完毕的文件材料,按照类目名称分别归卷。

     

    二、整理、立卷程序

    l、坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则,由各部门的专()职档案员负责明确、系统,剔除不归档文件材料。

    2、对照归档和不归档文件材料范围,检查调整文件材料是否完整、齐全、准确、系统,剔除不归档文件材料。

        3、立卷分类

           ①分年度

           先将文件按其形成或针对年度分开,一般文件归入文件形成年;

           跨年度的请示与批复归入批复年度(没有复文的请示归入请示年)

    跨年度的规划、计划归入文件内容针对的第一个年度;

    跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度;

    跨年度的会议文件归入会议开幕年度;

    法规性文件归入公布或批准年度;

    按学年处理的文件归入教学年度;

    科研、基建、仪器设备项目分别归入鉴定、竣工、引进年度。

    ②分问题

    将文件按其内容所反映的问题分开。

    ③分期限

           将文件按照规定的不同保管期限分开。

        4、立卷组合

           以问题为主兼顾其它特征,使之联系紧密。

           会议文件按会议的届次组卷,根据文件的数量,可以一会一卷,一会数卷或数会一卷;

           非诉讼案件材料按立案问题或人名组卷,可以一案一卷或一案数卷;

           人民来信材料,可按信件作者、信件处理形式或信件所反映的问题组卷;

           统计、报表、名册等文件按格式、名称组卷,可组一卷或数卷;

           学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料,按单一问题组卷;

            工作计划、总结等文件,按责任者或名称组卷;

           简报按名称组卷;

           科研按课题组卷,基建按工程项目组卷,设备按台体或型号组卷。如有若干卷,可将管理性文件材料和结论性文件材料综合组卷,放在各卷之首,其余可按工作阶段及重要程度或文件性质分别组成若干卷。

           财会按形式特征组卷。

           密不可分的文件材料组在一卷,保管期限不同时,则保管期限一律从长。

        5、卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列;

           批复、批示在前,请示、报告在后;

           上级通知在前,上报材料在后;

           正件在前,附件在后;

           印件在前,定稿在后;

           转发文件在前,原件在后;

           结论性材料在前,依据性材料在后;

           其它文件材料按时间顺序排列。

        6、拆除文件上的金属物,对破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补、裱糊,对较大的图表,要进行折叠(规格为16KA4两种)

        7、编页张号(用铅笔)

           ①案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。每页为一个号,不能跳编和漏编,同一案卷内不能有重复的页号,照片档案和图样材料以张编号。

           ②页()编写位置

           单面书写的文件材料,在右下角编写页号;双面书写的材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号;图样材料在右下方编写张号;照片档案在背面右下角编写张号;底片在底片袋上编写张号。

           ③案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编页号。

        8、填写卷内目录

           卷内目录位于案卷内文件材料之首,必须用碳素墨水填写。

           ①序号:图样、照片以张,其它文件材料以件,用阿拉伯数字从“1”起依次标注。

    ②文号:文件制发机关的发文字号。如“国发(1999)1号”其年不得简写成“99" 

    ③责任者:形成该文件的单位或主要责任者。

           ④文件材料题名:即文件标题,应照实全抄。没有标题或标题不能说明文件内容的,可自拟标题,外加“[]”号。如会议记录应根据内容概括自拟标题。

           ⑤日期:文件的形成时间(年、月、日)。填写时可省去年、月、日。例:1998.12.25

           ⑥页号:卷内每份文件材料起始之页的编号,最后一份文件应填写起止页号。

        9、填写卷内备考表

           卷内备考表位于卷内文件材料之后。  

        ①本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

    ②立卷人:由组卷者签名。

    ③检查人(审核人):由部门领导审核签名。

    ④立卷时间:填写立卷年、月、日。

    10、案卷封面的编制

           ①档号:填写档案的年度、类目号和案卷顺序号(由档案馆填)

           ②案卷题名:应简明、准确揭示卷内文件材料的内容和成份(不超过50个汉字)。题名一般由责任者(不得简称本校)、内容、名称(文种)构成,内容之前要用介词“关于”,内容和名称子间要加结构助词“的”。

       例如:山西财经大学  关于     安全保卫工作                 计划、总结

                \           \         \                \          \

                  责任者         介词                         结构助词      文件名称

     

    图样材料案卷题名应包括项目名称   针对内容和图样材料名称

     

     

    例如:山西财经大学教学楼     电器照明      竣工图

                  \                    \            \

                 项目名称              针对内容      图样材料名称

     

        ③编制单位:填写案卷内文件材料、图样材料的形成单位或主要责任者。其中图样材料属竣工图的,应填写施工单位或编制竣工图单位;属施工图的应填写设计单位。

          ④编制日期:填写案卷内文件材料形成的起止日期,竣工图填写编制竣工图的日期。

          ⑤保管期限:填写其划定的保管期限。

          ⑥密级:有保密要求的要填写密级,一般案卷未作特殊规定的,则不必填写。

          ⑦案卷封面书写统一用碳素墨水,字迹要工整、清晰。

        11、案卷的装订  

        ①装订之前,先检查文件是否按16开或A4规格大小形成,如果不是则需贴边、折边成16开或A4规格。

          ②采用三孔一线左装订法,孔距总长度160mm,中孔到边孔长度为80mm,背脊到装订线的垂距离为15mm,厚度不超过15mm(200)

     

    三、归档验收  

        1、归档验收:移交档案时,交接双方当面检查,档案馆根据有关标准进行验收。凡不符合要求者,档案馆拒绝接收,并限期改正。

        2、移交手续:移交时填写移交目录一式两份,双方各执一份备查。

        3、归档时间:党政、外事、出版等管理类档案应在次年6月底前归档。教学专业性档案完成一个培养周期(即一届学生入学到毕业)的次学年度寒假前归档。科研、基建、设备在鉴定、竣工、引进后的两个月内归档。当年财会档案在会计年度终了后,由财务部门保管2年,期满后在次年6月底前归档。

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