为了进一步贯彻落实《山西省人民政府办公厅转发省档案局〈关于加强全省档案安全体系建设的意见〉的通知》（晋政办发〔2010〕92号）精神，全面提升我校档案的安全保障能力，确保档案实体和档案信息安全，促进档案安全管理工作规范化、科学化、制度化，结合我校档案工作实际，特提出以下实施意见。

一、充分认识档案安全体系建设的重要性和紧迫性，树立新的档案安全观

档案是学校在各个历史时期的建设和发展过程中形成的真实的记录,是学校宝贵的历史资料和精神财富。加强档案安全体系建设，对于维护学校历史真实面貌，更好地发挥档案在教学、科研及各项管理活动中的作用具有重要意义。新形势下档案信息安全特别是新型电子档案信息安全面临严峻挑战，公共档案信息服务的加快推进，《政府信息公开条例》的实施，对档案信息开放和安全利用提出了新的要求。建立完善的档案安全体系，堵塞安全漏洞，消除安全隐患，全面提高学校档案安全保障能力，抵御各种灾害侵袭，是当前乃至今后一段时间我校档案工作面临的重要而紧迫的任务。

随着形势任务的发展变化，档案安全的内涵不断丰富，外延不断拓展，形式不断出新。要树立新的档案安全观，实现“五个转变”：一是由关注馆藏档案安全向馆藏档案安全与馆外档案安全并重转变；二是由关注档案实体安全向档案实体安全与档案信息安全并重转变；三是由关注档案库房安全向档案库房安全与档案馆区安全并重转变；四是由关注档案静态安全向静态保管安全与动态使用安全并重转变；五是由关注破损档案保护向破损档案保护与未破损档案保护并重转变。

档案馆、各立档单位和部门必须把档案安全工作放在重要位置，深入贯彻落实科学发展观，以档案安全管护为重点，以现代先进科技为手段，以制度建设为保障，以建立档案安全保障体系为目标，全面提升学校档案的安全保障能力，使我校档案安全管理水平显著提高，档案安全管理长效机制进一步巩固完善，建立起组织健全、设施完善、制度严密、措施到位、防治兼备的档案安全体系，推动学校档案事业安全、协调、可持续发展。

二、全面落实档案安全体系建设的主要任务和各项措施

（一）提高思想认识，强化责任意识，为档案安全构筑坚固的思想防线

档案安全体系建设的首要任务在于加强安全思想建设。档案馆、各立档单位和部门要落实档案安全责任，提高档案专兼职工作人员的档案安全意识和责任意识，牢固树立“档案安全无小事”、“档案安全，人人有责”的思想，把档案安全上升到战略高度来认识，坚持把档案安全视作档案工作的生命线和底线，把档案安全工作放在档案工作的首位，为档案安全构筑起坚固的思想防线，使每个工作人员、每个工作岗位都成为档案安全的一道防护墙，确保各单位和部门档案资源的绝对安全。

（二）加强安全管理，落实安全制度，为档案安全提供健全的制度保障

严格执行档案安全法规，建立健全规章制度，加强内部管理，抓好制度落实。在学校档案规章制度制定、修订中，把安全保密作为高于一切、重于一切的头等大事，完善增加档案信息安全保密方面的内容，进一步建立健全和严格执行《档案馆消防安全制度》、《档案移交接收制度》、《档案查、借阅制度》、《档案馆网站信息安全保障制度》、《档案馆网站信息审核、发布、登记制度》等有关学校档案安全的规章制度，为档案安全工作提供制度保障。要层层落实档案安全责任制，明确安全职责，把各项安全管理制度和措施真正落到实处，形成靠制度约束的档案安全管理机制。要签订档案安全保密承诺书，建立档案安全保密记录，严禁任何人将学校档案据为己有，变相谋利。

（三）重视基础建设，改善管护条件，为档案安全提供物质保障

加强馆库安全设施建设。一是档案馆要加强档案库房安全设施的升级和改造，努力改善档案保管保护条件。档案库房的建筑应符合《档案馆建筑设计规范》的要求，应远离火源、水源、污染源。档案库房要按照防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”的要求，配备档案安全保管设施设备。档案库房内应配备火灾自动报警系统和适合档案库使用的灭火设备。消防器材应定期检查，及时更换过期的消防器材。库区内消防通道畅通，应急照明完好、疏散标志清晰。库房内不得堆放与档案无关的物品，严禁将易燃、易爆及其它物品与档案一同存放。档案库区内应安装安全防护监控系统或防盗报警装置，库房门窗应有防盗设施。档案馆库房通道配备视频监控录像设备，监控录像应至少保留3个月。档案库区内应配置有效的温湿度调节设备与检测系统。温度应控制在14—24℃，相对湿度应控制在45—60%。存放特殊载体的档案库房应配备空气净化装置或空气过滤设施。档案库房应配有防虫、霉、鼠等有害生物的药品，有效控制面积应达到100%。建立定期虫霉检查制度，适时更换过期防治药品，及时发现和杜绝档案霉变或虫蛀现象的产生和蔓延，从源头上把好档案安全关。二是各立档单位和部门要积极改善档案保管条件，采取有效的防护措施。档案库房面积应符合本单位收集和保管档案的需要。档案库房必须按照消防安全规定，配备足够数量且符合档案安全保管要求的灭火器材，并加装防盗门、防盗窗等可靠的安全防护设施。档案库房要实行专人管理制度，做到责任到人。在档案室容面积允许的条件下，应优先选择档案多节柜，以利于档案安全。有条件的单位还可以安装火灾自动报警、灭火系统。

采用先进的技术防范手段。档案馆要积极采用各种先进的安全防范技术手段，如指纹识别、红外报警、磁条防盗、条码管理、水印防伪、电子文件封装、信息防火墙等，以确保档案安全保密。存放声像档案、电子档案等特殊载体档案的库房，要安装特殊的温湿度调控和防磁等设施。涉密计算机房等还要有信息屏蔽设施，存储电子文件的计算机，要安装经过检测的档案信息系统，以确保电子信息在传输、存贮中的安全。涉密档案的扫描、存贮、复印、传真、缩微等设备，必须经过安全检测，以防档案信息被窃取。使用档案装具也要以有利于档案安全为第一原则，符合国家标准。

（四）保护档案原件，抢救濒危档案

最大程度地保护重点档案。凡是已有缩微、复印、数字化扫描等复制件的重要档案，原件要封装保存，一般不轻易开封，以最大限度地延长档案寿命。对没有复制件的重要档案原件，要尽快运用数字化扫描、仿真件制作、缩微等手段加以复制，以尽快封存原件。凡有复制件的档案一律以复制件代替原件利用。封存原件，最好用无酸又阻燃的纸箱，或用档案多节柜，加以密封保存。

及时对档案进行抢救修复。对已破损的档案要及时修复，防止进一步恶化；对易碎、易裂的档案要及时加固，以防破损；对已褪色褪变的档案要迅速进行抢救性恢复，恢复后要及时复制，以保存档案信息；对易褪色或字迹扩散的档案，要及时采取措施加以预防。对产生霉变的档案要及时除霉去污；对需要倒带的胶片、磁带档案，要定期倒带，以防粘连。

加快开展纸质档案数字化工作。要把纸质档案数字化作为一项档案安全和方便利用工程，作为档案馆的一种基础性、方向性、必要性工作来抓，加快数字化进程，并加强数字化档案的检索利用工作，切实保障纸质原始档案的安全保管。

（五）做好档案备份，确保突发情况下的档案安全
  为了确保各种毁灭性灾害发生时档案不受到毁灭性损失，应对档案实行安全备份。切实开展档案备份工作。档案馆要落实档案备份制度，对档案馆存档案按其重要程度，循序渐进地进行备份。有多套纸质档案的，要用多套纸质档案备份；只有一套纸质档案的，要制成缩微胶卷或数字光盘。此外，照片、录音、录像等档案，也要积极通过复制、转换为数字光盘等手段进行备份，逐步实现异地存放，确保备份档案安全，以确保本单位在发生特殊情况时，用备份档案来避免或弥补档案损失。

（六）抓好监管关口，预防泄密事故

档案馆、各立档单位和部门要认真执行国家有关档案工作的保密制度，切实加强档案的鉴定和开放审核工作，科学、准确的区分、判定档案开放与控制使用范围。对涉密档案的密级变更和解密，已解密的和未定密级的但仍需控制使用的档案，必须按照国家有关保密的法律法规和有关规定办理，未经开放审核、审批的档案，一律不得对外开放。对所保存的涉密档案和控制使用档案，在管理和利用时应当依照国家有关法规并根据实际工作需要，制定审批手续并严格执行，不得擅自开放或扩大利用范围。因利用工作需要汇编档案文件时，凡涉及到秘密文件，应当经原制发机关、单位批准，未经批准不得汇编入册。

要加强上网档案信息管理，严格对上网文件、档案进行审查，严防把应保密的文件、档案上传到非涉密网络上。在公共信息网上发布的档案信息、数据，必须是经鉴定后可向社会开放的。凡拟在网上公开的已开放档案信息，应遵守国家、山西省和学校相关的计算机信息系统、信息网络的安全保密管理规定。以其他形式公开的档案，要经过审核、审批，层层把关，严防把不宜公开的档案误公开，确保档案信息安全。

（七）加强数字档案和电子文件信息安全管理，确保数字档案信息安全

档案馆、各立档单位和部门要认真做好档案信息化建设过程中的信息安全保障工作，从设备、网络、系统、数据等各个方面、各个环节加强安全管理，以完备的防范体系解决好数字档案和电子文件的保真、保密、保存、保读取等问题，保证数字档案信息万无一失。学校档案信息管理系统应建立操作权限管理制度，明确权限和操作范围；建立操作人员密码管理制度，定期修改管理密码；建立计算机病毒防治制度，定期进行病毒检查；建立重要数据库和系统主要设备的抗灾备份措施，确保档案信息接收、存储及利用的安全。

凡涉及保密档案的电子设备、通信和办公自动化系统均应符合保密要求。涉密计算机信息系统必须与互联网实行物理隔离，与互联网相连的计算机或其它电子信息设备不得存储、处理和传递涉密档案信息。档案信息系统打印输出的涉密档案信息，应当按相应密级的文件进行管理。计算机信息系统存储、处理、传递、输出的涉密档案信息要有相应的密级标识，密级标识不能与正文分离。用介质交换档案信息或数据必须进行病毒预检，防止病毒破坏系统和数据。存储过涉密档案信息的载体的维修，应保证所储涉密档案信息不被泄漏。

三、工作要求

（一）加强领导，统筹协调

要高度重视档案安全工作，强化档案安全第一责任人意识，把档案安全工作真正摆上议事日程。形成学校档案安全工作校长负总责，分管校领导直接负责，档案馆、各立档单位和部门行政一把手对本单位的档案安全负主要责任，相关岗位人员各负其责，一级抓一级，层层落实，上下衔接的档案安全工作领导体系。要贯彻“预防为主，防治结合”的原则，加强档案安全工作的日常管理，建立检查督促考核机制，发现问题，及时处理，逐步形成人人抓安全、事事重安全、时时保安全的良好局面。

（二）制定应急管理制度，做好演练

要按照《档案工作突发事件应急管理办法》和《档案馆防治灾害工作指南》等要求，建立应对自然灾害及其他突发事件的防范和应急处置机制，制定《山西财经大学档案工作突发事件应急处置预案》。要设立档案安全应急处置领导小组，保证突发事件应急处置工作的有效进行，最大限度地预防和减少突发事件对档案造成的危害。要按照应急处置预案的要求，做好应急处置实战演练，提高应急处理执行能力。

（三）扩大宣传，加强培训

要加大对档案安全的宣传教育培训力度，开展档案安全培训，组织专兼职档案工作人员学习《档案工作突发事件应急管理办法》和《档案馆防治灾害工作指南》等档案安全知识，提高档案安全技能和水平，培养一支责任意识强、技术水平高、业务素质好，能确保各环节档案安全保密的专业队伍，为档案安全提供人才支撑。通过举办讲座、广播、网站等多种媒体形式，普及档案安全知识，营造人人学安全、懂安全、抓安全的氛围，进一步增强档案安全意识，提高防范能力。

（四）加大检查力度，狠抓落实

档案馆、各立档单位和部门要严格执行档案安全各项规章制度，对档案安全保密工作定期进行自查。学校要强化对档案馆、各立档单位和部门档案管理的督促、检查和考核，通过检查，落实整改措施，强化内部管理，及时排除各种保密安全措施隐患，把档案安全保密工作落到实处。

                           二○一二年六月二十一日