山西财经大学档案馆是1997年学校设立的正处级直属单位，是全校档案工作归口管理部门。其主要工作职能是根据《中华人民共和国档案法》和教育部颁布的《普通高等学校档案管理办法》及学校档案管理的有关规定，对全校档案工作统筹规划、组织协调，对全校各归档单位档案管理工作进行监督和指导，同时负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用学校各种载体的档案资料，不仅具有为学校教学、科研和各项管理工作提供服务的功能，而且在传承历史、播撒文明、利泽社会等方面也有着独特的作用。2002年6月山西财经大学档案馆被评为档案工作目标管理国家二级单位，2006年的山西省高校档案工作检查评比中，被授予档案工作先进单位。

档案馆现有在职职工9人，其中馆长1人、副馆长1人，校史研究中心主任1人，副处级调研员1人；硕士研究生4人,博士研究生1人。档案馆办公地址设在南校区育才楼一、二层，共有办公室、档案库房、阅览室、微机房、复印室等27间，馆舍总建筑面积约700平方米。配备有密集架、底图柜、防磁柜、计算机、打印机、空调机、复印机、照相机、扫描仪、吸尘器、加湿器、灭火器等档案专用设备。

近年来，在校党政领导的高度重视下，在省档案局和省教育厅等业务主管部门的支持与指导下，学校档案管理工作取得了较大的进展，建立健全了校档案工作委员会，并在全校建立了较为完整的档案工作网络，学校各归档单位都有一名领导分管档案工作，配备兼职档案员。档案馆不定期地对兼职档案员进行业务培训，对预立卷工作进行督促和检查，形成了以档案馆为中心的较为完善的档案管理网络体系。

山西财经大学档案馆根据国家、教育部和山西省有关档案工作法规，结合学校档案管理工作的实际，几年来经校长办公会议审议通过，学校相继出台了《山西财经大学档案管理办法》、《山西财经大学档案管理实施细则》、《山西财经大学重大活动档案管理实施细则》、《山西财经大学部门立卷归档范围及责任人员一览》、《山西财经大学档案保密制度》、《山西财经大学档案库房管理制度》、《山西财经大学档案馆消防安全制度》、《山西财经大学档案借阅制度》《山西财经大学学生档案管理办法》等20余个有关档案管理的规章制度，并将一些重要的制度通过图板的形式挂在了职能部门的办公室和档案库房与阅览室，明确规定了各归档单位的工作职责、归档范围和具体内容，在全校实行档案工作目标管理，使档案管理工作做到了有章可循、有据可依。  

长期以来，档案馆大力加强档案资源建设，努力丰富档案馆馆藏，对全校党群、行政、教学、科研、基建、财会、外事、出版、设备、声像、实物等各类载体档案，以及原来分散在组织部、人事处、大学生就业管理处、学生处等部门的的全部教工人事档案和学生档案集中到档案馆管理，实现了全校各类档案的集中统一管理。截至2017年7月，档案馆保存着五所干部学校时期、山西财经学院时期、山西经济管理学院时期和合并办学后山西财经大学的人事、学生、党群、行政、教学、科研、基建、财务、外事、设备、出版、声像等各类档案71714卷，其中：综合档案32609卷，人事档案2503卷，学生档案36257卷，资料345卷。这些档案是我校一笔宝贵的资源和财富，真实地记录了山西财经大学发展的光辉和艰辛历程。它们为学校和个人在编写校史校志、大事记，以及解决土地纠纷，落实政策，制度建设，领导决策，职务评聘，教职工、学生出国，升学、就业，学校扩建、改建、财务、资产等方面工作，提供了真实可靠的历史依据。近年来档案利用人数日益增长，连续多年屡创新高，2016年共接待校内外查档人员查档及电话咨询七千余人次，调阅案卷数千卷，复印档案资料上万张。

目前档案馆正朝着信息化、网络化的方向发展，努力推进数字档案馆建设，随着档案信息管理系统的进一步升级、更新，档案馆将逐步实现档案计算机信息化管理，电子文件远程归档，档案网上查询，在线服务，切实做到内强实质，外树形象。随着档案工作逐步现代化，我们将更加注重编研和信息开发工作，以富有特色的馆藏，以更积极的姿态面向学校教学、科研、管理和社会提供服务，努力将档案馆建设成为学校各类档案资料保管、开发、利用的中心；学校历史、高等教育发展史研究的基地；学校对外宣传和信息服务中心的窗口。