为了加强我校学生档案管理，科学、规范、有序地做好学生档案的收集、整理、归档、保管、利用和转递工作，不断提升学生档案管理水平，更好地为学生和用人单位提供良好服务。制定本办法。

第一章  总则

第一条   本办法依据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，结合我校学生档案管理的实际制定。

第二条   本办法中所称的学生档案是指按国家计划招收的我校普通全日制本科生和硕士（含MBA）、博士研究生（以下同）的个人档案。

第三条   学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益，对所收集的材料，要做到内容真实、条理有序、签署完备。

第四条   我校学生档案实行学校档案馆统一集中管理，并确定专门人员负责对学生档案的接收、整理、保管、利用和转递工作。

第五条   组织部、团委、教务处、学生处、毕业生就业管理办公室等部门和有关学院要指定专人负责学生档案材料的形成、收集、汇总、整理工作，并及时充实和更新学生档案内容。

第二章   学生档案材料的主要内容

第六条   学生档案材料是指学生在高中阶段和大学本科阶段、研究生阶段形成的各种按规定应入个人档案的材料，主要包括以下内容。

（一）高中阶段材料：高中阶段自然形成的归档材料；

（二）招生录取材料:普通高等学校招生报名登记表、普通高等学校招生体格检查表、普通高等学校招生政治思想品德考核表；

（三）学籍材料：学生登记表、退学、转学、转专业等学籍变更材料；

（四）学习材料：必修、选修、辅修课程的学习成绩单；

（五）学位材料：本科生、研究生学位申请书与学位审批表等；

（六）毕业材料：毕业生登记表、毕业生体检表、学位证明、毕业生就业报到通知书存根；

（七）组织材料：学生在校期间加入中国共产党、共青团的申请书、志愿书、思想汇报、函调和转正等有关材料；

（八）奖励材料：学生在校期间获得省部级、校级表彰等奖励形成的各种表彰材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生的审批证明材料）；

（九）处分材料：学生在校期间违反校规、校纪、触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括复查材料及处理意见）；

（十）其它材料：学生在校期间形成的有关个人成长的、对学生日后学习、工作有参考、借鉴和帮助的其他佐证材料。

第三章   学生档案材料的收集方法与要求

第七条  学生在校期间档案材料收集工作应按照以下要求开展：

（一）新生档案的接收，应由各学院负责学生工作的有关人员按教务处给定的学号、班级和专业归类排列后，在新生入学后的第二学期的第二周开始进行登记造册，并按照要求统一向档案馆移交；

（二）在校学生登记表、学生奖惩材料应由学生处或研究生学院印制统一规范的表格，按照管理渠道和规定时间完成后，由学生档案材料形成部门按学年统一移交档案馆；

（三）学生的组织发展材料分别由组织部、团委和各学院负责形成，办理完毕后，将形成的材料按学年统一移交档案馆；

（四）学生的成绩单、学籍异动最终结果、学位授予材料等由教务处和研究生学院负责形成，并按规定时间完善后，在毕业生离校后两周内统一移交档案馆；

（五）毕业生登记表、综合测评结果、获校级以上奖励及体检表、毕业生就业报到通知书存根等材料由毕业生就业管理办公室负责形成，并按规定时间完善后，在毕业生离校后两周内统一移交档案馆。

第八条学生归档档案材料必须是办理完毕的正式的、完整的文件材料。凡材料规定由相关部门审查盖章的，必须有分管负责人签字，并加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。涉及学生成绩、奖励、处分等重要内容需要更改的，在更改处必须签上经办人的姓名并需加盖公章。

第九条   学生档案材料的移交，需按档案馆统一印制的表格，办理移交手续。

第四章   学生档案的整理与保管

第十条   整理学生档案，应按档案管理的有关规定进行，力求做到收集完整、鉴别准确、整理有序、保管安全、便于利用。

第十一条  学生档案的档案盒（袋）、目录的样式  、规格等按统一标准使用。

第十二条   档案馆根据安全保密、便于查找的原则，对学生档案进行科学排列、分类保管、专柜存储，并要建立严格的登记和借阅制度决。

第五章  学生档案转递及保存托管

第十三条   学生毕业、升学或转学、退学等学籍变动，档案馆需履行如下工作程序：

（一）毕业生档案依据毕业生就业报到通知书上签发的单位转送；考取研究生的学生，其档案按录取院校地址转送；转学的学生，其档案按新院校地址转送；

（二）未按时到用人单位报到，被用人单位退回学校的毕业生档案，根据本人申请，酌情处理；

（三）当年未报到的新生档案转回生源地省、市、自治区普通高等学校招生办公室；

（四）退学的学生，其档案从办理学籍变动起，档案转回其入校前所在县、市招生办公室或家长（监护人）现居住地的人事档案管理部门。

第十四条   学生档案必须经严格密封，并通过机要或遵照有关规定转递。必要时可派专人送取。学生档案一般不准由本人自带，但在特殊情况下档案经严格密封后，本人凭单位开具的商调档案函或证明，经档案馆负责人批准，可自带档案，但对转递过程中档案遗失、私自开封等后果由本人承担。

第十五条   毕业生可根据自己的就业情况确定档案是否留在学校保管。确定档案在学校保管的毕业生需要与学校档案馆办理托管档案的有关手续。托管的档案学校免费保管2年；超过期限的将按照山西省物价局批准的收费标准，收取托管费用。

第六章   学生档案的补办与查（借）阅

 第十六条  毕业生的个人档案因丢失等原因如需补办，必须持个人补办申请表（说明就读毕业的具体情况）、所在单位出具档案遗失证明，方可由学校酌情提供有关证明材料。

第十七条在校期间若需查阅、复印、摘抄学生档案，必须履行登记和批准手续。其查阅范围也仅限于所辖学生档案材料形成部门的负责人或工作人员，其他人员未经档案馆负责人批准，不得查阅学生档案。

第十八条   在校学生不得查阅本人或他人档案。毕业生离校后，如需查询其个人档案的处理情况，本人可持有效证件进行查询。

第十九条  学生档案一般不外借。如有特殊需要必须借出使用时，应在“借阅学生档案报告表”上说明理由，并经借阅单位和档案馆负责人批准。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，不得擅自处理档案材料。如有丢失或更改，由借阅单位负责，并依法追究其有关责任。

第二十条  本办法由学校档案馆负责解释。

第二十一条   本办法自2010年6月18日校长办公会议通过之日起执行。