一、查（借）阅制度
  （一）查阅单位须填写《干部档案查阅审批表》，并履行审批手续。
  （二）查阅档案，查阅单位应派中共正式党员并携带本人工作证。
  （三）档案一般不外借，特殊情况需要外借的，需经主管领导批准，借出时必须严格履行登记手续，保证档案绝对安全，并在一周内归还。
  （四）查档人员不得查阅本人及亲属档案。
  （五）纪委监察部门查阅涉案人员档案，需由分管纪检监察的校领导签署意见。
  二、材料收集制度
  （一）收集范围
  履历表、自传、鉴定、考核、考察材料、学历、评聘专业技术职务、有关政历问题审查、党团及民主党派，奖励、处分材料、录用、任免聘用、专业、工资、待遇、出国、离退休、退职审批表和各种代表会代表（委员）登记表，以及其他可供组织参考的材料。
  （二）收集方法
  1、建立送交材料的制度，要求形成材料的部门和单位主动递交上述材料。
  2、人事任免、工资等材料，应在15日内送交档案馆。
  3、向有关单位和部门发出“短缺材料催要通知单”进行催要。
  4、发现不符合归档要求的材料，及时通知形成档案材料的部门补送材料或补办手续。
  三、鉴别归档制度
  （一）鉴别材料：鉴别收到材料是否属于所管干部材料及应归入干部档案内容。
  （二）审查材料：审查材料是否齐全、完整，手续是否完备。凡查不清楚或对象不明确的，不能归档；凡手续不完备的材料，需补办手续后再归档。
  （三）审核档案：档案中缺少材料的，应及时进行登记并收集补充。
  （四）及时归档：经鉴别无误属归档材料，及时归入档案盒（袋）中，不允许出现“散乱”现象。
  四、转递制度
  （一）所管干部的管理权限变动后，要及时转递档案。
  （二）干部档案应通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或由干部本人自带。
  （三）档案转出前，按规定进行认真地整理装订。
  （四）转递档案必须详细登记“干部档案转递通知单”，并严密包封。
  （五）转出档案半个月内回执未退回的，要及时发函催问，以免档案丢失。
  （六）收到档案经检查、核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。
  五、检查核对制度
  （一）所管干部档案管理以“干部档案统计台帐”为基础，做到底数日清日结。
  （二）所管干部档案分别按部门和档案编号建立名册，发现错误或放错位置的，要及时纠正。
  （三）每年年底对所管干部档案进行清库，彻底核对底数，做到帐档相符。
  六、干部档案的保管、保密制度
  （一）干部档案的保管坚持安全保密、便于查找原则。
  （二）干部档案卷皮、目录和备用袋做到规格统一、样式一致。
  （三）每两年对所管干部档案进行一次零散材料的装订，并填写目录。
  （四）经常检查库房的防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温的设施和安全措施。
  （五）严格按照有关规定利用档案，严防泄露档案机密。非档案工作人员不准擅自进入档案库房。
  （六）不断研究和改进档案的管理方法和保管技术，逐步实现档案的科学化、规范化、现代化管理。
  七、干部档案管理人员职责
  （一）按照《条例》规定，负责干部档案材料的收集，认真细致地做好鉴别归档和整理工作。
  （二）负责办理干部档案的查阅、借用和转递。
  （三）负责干部履历职务的续填。
  （四）做好干部档案的安全、保密、保护工作。
  （五）搞好干部档案工作的调查研究，联系工作实际及时提出建议和意见。
  （六）努力工作，争取改善档案库房的保管条件，提高管理水平。
  （七）办理领导交办的其他工作。
  八、接收档案材料归档工作制度
  （一）鉴别：对接受的档案材料进行认真鉴别，如有涂改及时纪录并上报。
  （二）登记：建立登记册，对接受档案逐档进行认真登记后，编号入库。
  （三）归档：书柜当材料，及时归入档案盒（袋）中。
  （四）检查：认真核对姓名、编号，避免装错或放错位置。