(2015年12月4日校长办公会议通过)

第一章 总 则

第一条 为了进一步加强我校档案工作，努力实现档案管理工作的规范化、科学化、现代化，有效保护和积累学校档案，更好地发挥档案在教学、科研及各项管理活动中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》（教育部国家档案局2008年第27号令），结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法中所指的档案，是我校在党政管理、教学科研、招生就业、事业发展及基本建设等各项工作活动中直接形成的、对师生员工以及学校和社会具有保存利用价值且办理完毕的各种纸质、实物、电子等不同形式、不同载体的历史记录和原始凭证。

第三条 档案工作是维护学校历史真实面貌的重要事业，是学校工作的重要组成部分，是学校各项工作和活动的记忆基石，在展现学校办学历史和反映学校管理水平中发挥着十分重要的作用。

第四条 档案工作要纳入学校的整体发展规划，列入学校工作的重要议事日程，实行档案工作与学校各项工作的“四同步”，即在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章 组织机构和工作职责

第五条 学校成立档案工作委员会，作为开展档案工作的非常设机构和重要工作网络。主任由分管档案工作的校领导担任，副主任由档案馆馆长担任，委员由学校办公室、组织部（党校）、宣传部、工会、人事处、教务处、科研处、学生处、大学生就业管理处、财务处、基建处、资产管理处、后勤保障处、研究生学院等有关单位（部门）负责人组成。 档案工作委员会办公室设在档案馆。

档案工作委员会工作职责是：贯彻执行国家关于档案管理的法律、法规和方针政策，拟订学校档案管理方面的规章制度；重视和推进档案信息化、数字化建设工作；按照国家有关规定，对档案馆的业务建设、队伍建设、学校档案事业发展等提出意见和建议等。

第六条 学校档案馆既是学校档案管理的专门工作机构，又是永久保存学校档案并加以积极利用的专门业务机构。档案馆主要工作职责是：

（一）拟订学校档案工作规章制度和业务规范，对各单位（部门）及华商学院档案工作进行监督、指导和检查。

（二）负责全校的组织档案、人事档案、学生档案、业务档案和其他重大工作和活动所形成档案的收集、整理、鉴定、统计、保管和利用。

（三）编制检索工具，编研档案史料和参考资料。

（四）组织实施档案信息化建设，负责电子文件归档和电子档案的规范化管理。

（五）组织和开展针对全校专兼职档案工作人员的业务培训。

（六）开展档案理论、业务学习，参加档案工作学术研究和交流活动。

（七）严守档案机密，确保档案完整、系统和安全。

（八）围绕学校中心工作，完成学校交办的其他工作任务。

第七条 各单位（部门）要确定一名负责人分管档案工作，同时要结合单位或部门档案工作实际，确定一名兼职档案人员，具体负责本单位（部门）日常档案工作，要切实做到本单位（部门）档案工作责任明确、管理制度健全，并能按规定顺利完成本单位（部门）档案立卷、归档等各项任务。

第八条 为了确保学校各类档案立档、建档的完整性、全面性，各单位（部门）分管档案工作的负责人和兼职档案员，必须严格按照本制度规定的建档项目、归档时间、归档程序做好档案移交工作。

第九条 学校档案工作人员要认真执行党和国家的方针政策，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，严守机密，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

（一）专职档案工作人员要熟悉档案业务工作，规范归档内容，对全校各单位（部门）的档案工作进行指导和监管；协助有关部门做好档案材料的形成、积累工作；负责做好职责范围内档案的整理、保护和保管工作；负责编制各种检索工具，做好档案的利用工作和服务工作；有计划地开展编研工作，积极开发档案信息资源；根据有关规定，定期做好档案鉴定、销毁工作；积极推进档案管理现代化建设，努力做好档案数字化、信息化工作；认真钻研档案工作业务，结合工作实际，开展学术活动；完成领导交办的其他工作任务。

（二）兼职档案工作人员要熟悉档案管理业务知识，配合档案馆做好本单位（部门）档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作；按照档案立卷、归档工作的要求整理档案，做到组卷合理、页码正确、卷内目录和案卷清晰等，确保归档材料的完整、准确；主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间完成各项档案工作。

第十条 学校对长期接触有毒有害物质的专兼职档案工作人员，要按照法律法规的有关规定，采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有相关社会保险待遇以及其他有关待遇。

第三章 档案的分类

第十一条 按照档案材料的归档范围，学校归档档案可分为十大类。

（一）党群类，主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

（二）行政类，主要包括行政职能部门（教学管理、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）在工作中形成的文件材料。

（三）教学类，主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

（四）科学研究类，主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

（五）产品生产与科技开发类，主要包括学校自行研制的产品、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

（六）基本建设类，主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

（七）仪器设备类，主要包括仪器设备工作各个环节中形成的文件材料。

（八）外事、出版物类，外事主要包括外事工作管理和外事活动过程中形成的文件材料；出版类主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

（九）财会类，主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

（十）人事类，主要指通过人事部门（含组织、干部、劳资等其他管理部门）收集的个人经历、学习经历、干部任免、党团材料、工作调动、工资调整、鉴定考核、先进模范审批表等材料。

第四章 档案的立卷归档

第十二条 为了确保档案立卷归档工作的全面完整，档案立卷遵循档案形成的规律和特点，按照文件之间的历史联系、文件的特征和价值分类立卷。归档档案应当能够全面、真实、客观地反映学校活动的历史面貌，便于保管和开发利用。

第十三条 档案馆负责对各单位（部门）档案立卷归档工作进行业务指导；各单位（部门）、课题组等负责档案立卷归档的具体工作。

第十四条 档案馆要加强对各单位（部门）档案工作的督促和检查。对于不按规定建档、归档的单位（部门），档案馆工作人员应通过限时移交、下发档案催缴通知单、上门催缴、同相关负责人面谈催缴等形式进行催缴。对于因工作不负责任造成档案损毁、遗失等严重后果的单位（部门），学校要依据情节和国家有关规定给予分管负责人和兼职档案员相应处分。

第十五条 立卷归档时间

（一）各单位（部门）上年度形成的党群、行政档案的归档材料应在次年6月底前归档完毕。

（二）教学活动类材料按年度归档，教学计划、学生成绩总表、学生登记表、学籍变更材料、招生录检表、毕业生情况表等文件材料应在次年6月底前归档完毕；招生工作文件材料可以根据情况延续到次年的3月底前归档。

（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后2个月内归档。

（四）仪器设备类档案在设备安装后1个月内归档。

（五）外事档案在每次活动结束后，把有关文件、资料、音像载体材料等汇总，整理后于次年6月底前归档。

（六）出版物档案在次年3月底前归档。

（七）财会档案则应当在本年度结束后，顺延两个自然年度的6月底前归档。

（八）人事类档案根据工作需要可随时归档。

第十六条 立卷归档要求

各单位（部门）负责档案工作的人员在年度结束后，应当按照归档范围，组织本单位（部门）的教学、科研和管理人员及时整理工作中形成的归档材料并进行立卷。

（一）对于文件材料的归档，具体立卷要求如下：

1．归档的文件材料必须符合文件处理的基本条件，用钢笔书写或是机器打印。严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸草拟和签发。用纸要规范，破损要裱糊，对于不合乎要求的档案，档案馆有权不予接收。

2．实行文件材料部门、课题组立卷制度。各单位（部门）的档案由本单位（部门）兼职档案员整理立卷。立卷人要按文件材料的形成规律，加以系统整理组卷、编排页号、填写卷内目录、拟写案卷标题等，并向学校档案馆移交归档。

3．文件材料尽量采用年度立卷。请示与批复，放在批复年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议的开幕年立卷；非诉讼案件，放在结案年立卷；回顾及纪念性文件，放在写成年立卷。

4．卷内密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；非诉讼案件结论、决定、判决文件材料在前，依据材料在后；其它文件材料依照其形成规律和特点，按有关规定排列。

5．科研课题文件材料的排列顺序是：立题材料、成果材料在前，原始材料在后；文字材料在前，图样在后；图样按目录或图号排列，特殊载体的文件材料，按有关规定整理。

6．编排页号件号。卷内文件材料应按顺序排列，依次编写页号和件号。装订的案卷每卷一般不超过200页，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页号；不装订的案卷，应对卷内每份材料，逐件编号；图表和声像材料等，也应在装具上或在声像材料的背面，逐件编号，并表明时间、地点、中心内容及责任人。

7．填写卷内目录。每个案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不得随意更改和简化，没有题名的应拟写题名，无实质内容的题名应重新拟写，但应在拟写的标题外加上方括号；没有责任者及年、月、日的文件材料要考证清楚，然后填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整，卷内目录应放在卷首。

8．填写备考表。有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内；若无情况说明，应将立卷人、检查人姓名和时间填上，以示负责；检查人一般应是立卷单位负责人；备考表应置卷尾。

9．卷内文件应去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊要求进行托裱；字迹已扩散的应进行复制，并与原件一并立卷；案卷应采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷内文件应逐件用细线订好；对未留装订线的文件须进行贴边后再行装订。

10．归档的案卷必须经过整理、鉴定或由归档单位逐个提出保管期限和保密意见，经档案馆审查后归档；不同保管期限，不同密级的文件材料，必须分别组卷。

11．档案馆接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名或盖章。

（二）对于电子及实物档案的归档要求具体如下：

1．电子档案的管理，通过网络技术和电子技术，将电子档案文本直接输入档案管理系统的服务器中，实现查找的快捷和使用的方便。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）执行。

2．实物档案则实行分级注册、分级管理的办法。

实物档案中反映学校特色和来自社会各方面形成的具有保存价值的集中存放在档案馆，具有各个部门特色和保存价值的存于各个部门，归档具体要求如下：

（1）以物件为立档单位，一件一号。并在不影响实物的合适位置贴上标签，填写年度（形成时间），编号、保管期限、全宗号。

（2）统一编号、装盒、上架，集中保管。不能放入盒架的，可增设展览室陈放。

（3）归档实物应按分类方案和编号顺序编写实物档案目录，实物档案目录可设置编号、责任者、题名、年度、数量、保管期限、参见号和备注等项目。

第五章 档案日常管理

第十七条 学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。

第十八条 我校对科研成果、基建工程及大型仪器设备等进行鉴定或验收时要安排档案馆人员或本部门的兼职档案人员参加，旨在对其鉴定或验收活动中形成的归档材料进行规范把关。有关业务部门要会同档案工作人员对应归档的文件材料予以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料项目，不予验收，不得上报成果。

第十九条 举行大型活动或组织开展涉及全校性的专项工作，牵头单位或承办部门在制定活动方案或落实工作任务时，要确定归档材料的负责人和管理人员，并要安排档案馆的有关人员对工作活动中形成的材料进行现场审核与指导，力求做到工作活动结束，归档材料及时移交。

第二十条 我校的教职员工由学校支付经费，代表学校或部门从事党群、行政、教学、科研、外事等公务活动所形成的各种载体（包括有保存价值的会议材料、出版物、声像、光盘、实物等）形式的档案材料，应当按照管理权限或管辖范围及时送交所在部门的兼职档案员登记造册，立卷归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非公务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。确属稀缺昂贵的照片、题词、字画与实物，个人需要作为纪念品保存的，由档案馆进行翻拍、录制，原件归还本人保管。

第二十一条 我校凡涉及或从事公文处理和归档材料保管的干部和职工，由于工作变动、职务升迁等原因，在离岗、离任前需将手中的归档材料及时移交给所在单位或部门的兼职档案人员。

第二十二条 对各单位（部门）移交的档案材料，档案馆要对其进行整理、分类、鉴定、编号、排列与上架。采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，要及时修复或者复制；对重要档案和破损、褪色修复的档案要逐步进行数字化，加工成电子档案保管。

第二十三条 档案馆应当定期检查所存档案和资料的保管情况，消除安全隐患，注意防火、防盗、防虫、防霉变。遇有特殊情况，应当立即向分管校长报告，及时处理。

第二十四条 档案馆要按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报分管校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十五条 档案馆必须认真执行档案统计年报制度，及时统计档案的收进、移出、销毁及利用效果等各种数据，按照有关规定，向上级部门报送档案工作基本情况统计报表。

第六章 档案借阅

第二十六条 学校档案由档案馆保管。在国家、学校各单位（部门）及个人需要时，可以按照相关规定，经有关部门或校领导审批后，档案馆提供必要的服务。

第二十七条 档案馆馆藏档案原则上不出馆。经批准查阅档案的人员，在查阅档案时需在档案馆指定场所进行查阅，并在档案馆有关工作人员全程监控和监督下进行。查阅结束，现场清点、检查无误后，立即放回原位。

如有学校内部单位（部门）确因工作需要，必须将档案借出档案馆的，应当严格按程序履行借阅登记手续。一般情况下，出馆档案应当做到“当日借出、当日归还”。确属特殊情况，当日不能归还的，档案出馆时间不得超过三个工作日，并应办理续借手续。借阅期满档案馆有关工作人员应当及时催还。档案出馆时，借阅人需填写档案借阅单，经归档单位负责人、档案馆负责人和分管校领导审核批准后进行借阅。档案馆要清晰记录借阅档案的具体内容、页码范围以及借出、归还时间、借阅人、经办人等，以明确其责任。

第二十八条 为彻底杜绝档案借阅过程中可能出现的“冒借冒阅、丢失遗漏、修改增删”等情况的发生，要严格借阅方式、借阅场所、借阅审批和登记、借阅责任、归还清点等环节的工作，实现档案借阅的科学管理、规范管理。

第二十九条 学校各单位（部门）及人员利用馆藏档案时，需持有效证件，填写档案查阅单，经归档单位负责人和档案馆负责人审核批准后进行查阅。查阅干部人事档案的，需填写档案查阅单，经人事部门或组织部门及档案馆负责人审核批准后方可查阅。

第三十条 已毕业学生查阅本人档案的，落实单位的须持本人有效证件、单位介绍信前来查询；未落实单位的，持本人有效证件查询。

第三十一条 外单位来人查阅馆藏档案的，需持单位介绍信，查阅人身份证，填写档案查阅单，经归档单位负责人和档案馆负责人审核批准后进行查阅。

第三十二条 在档案利用过程中，未经许可，任何人不得私下抄录、拍摄、拆散、撕毁档案，一旦发生上述行为，将严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》予以追究责任。

第三十三条 利用未公开的技术资料，应当经档案形成单位或者技术所有人同意，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第七章 档案的利用与公布

第三十四条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案，未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的。

（二）涉及专利或者技术秘密的。

（三）涉及个人隐私的。

第三十五条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。

第三十六条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十七条 档案馆要为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，按照山西省物价局、山西省教育厅、山西省财政厅《关于进一步规范高校和中等职业学校服务性收费及代收费有关问题的通知》（晋价费字〔2015〕223号）文件规定收取费用。收费所得，用于档案馆的经费补充和劳务等开支。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆无偿和优先提供服务。

第三十八条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十九条 档案馆要积极开展档案的编研等工作。出版档案史料和公布档案，需经档案形成单位同意，并报请分管校领导批准。

第八章 条件保障

第四十条 学校每年将档案工作所需专项经费列入学校预算，以适应档案工作开展的需要。

第四十一条 学校要为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，要及时进行更新或改造。

第四十二条 按照《山西省企业科技事业单位档案工作规范化管理登等级评定办法》（晋教办〔2006〕12号）中的有关要求，结合实际工作需要，学校逐步为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第九章 考核与奖惩

第四十三条 各单位（部门）主要领导要高度重视档案工作，确保本单位（部门）立卷归档任务按时完成。对于未能按期归档的单位（部门），档案馆要及时催缴，限期归档，直至通报批评。

第四十四条 为了确保档案工作的顺利开展，学校将档案工作作为年度工作目标考核的重要内容，列入各单位（部门）年度目标责任书进行严格考核和管理。

第四十五条 档案馆每季度要安排专门人员了解和掌握自己负责指导和收交单位（部门）的立卷归档情况，并依据本单位（部门）的工作内容，将应归已归或应归未归的档案材料记录在案，同时对分管领导和兼职档案员的工作情况做出客观公正的评价，作为对本单位（部门）档案工作考核的重要依据和基本素材。

第四十六条 为了全面加强档案管理工作，每年年终，学校档案工作委员会根据实际情况，定期对档案工作完成情况进行检查、考核与评价。

第四十七条 对于在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给与表彰和奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的。

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的。

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆保存的。

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十八条 有下列行为之一的，应当对直接负责的主管人员和其它直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的。

（三）涂改、伪造档案的。

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的。

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的。

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第十章 附 则

第四十九条 本办法自2015年12月4日校长办公会议通过之日起执行，原《山西财经学学档案管理实施办法》（晋财大校〔2008〕56号）同时废止。

第五十条 本办法由档案馆负责解释。