校内各单位：

根据《山西财经大学档案管理办法》（晋财大[2015]98号），为做好我校2024年部门（单位）立卷归档工作，确保档案管理系统升级后的平稳过渡，实现学校各类材料及时、完整的“双套制”归档，更好地为学校中心工作服务，现就有关事项通知如下:

    一、归档范围

2023年度各部门（单位）形成的档案及以往年度应归未归的档案、2024届毕业生合影。

二、归档时间、地点及阶段

归档时间 :2024年6月底前

移交地点：积雅楼一层档案馆

归档阶段：

第一阶段，各部门确定本年度应归档的档案卷数和件数，完成目录建设;专职档案员分配档号，进行目录初审。即在这个阶段需要完成以下归档步骤第1-4的内容。

第二阶段，完成档案的扫描、挂接、装订、移交等工作，即完成以下归档步骤第5-9的内容。

  三、归档步骤

1、收集：对照归档范围，结合部门工作职能和年度总结，把分散在本部门（单位）的各科室、各工作人员手中的有保管价值的材料收集起来，确保材料完整、齐全、准确、系统。

2、整理：对收集的案卷进行分类、分卷、分件、排序，并进行卷内编页。

3、编目：确定本年度归档的档案卷数和件数，联系分管专职档案员确定档号，在档案管理系统档案收集库中“导入”菜单下，下载相应案卷、卷内模板，分档案类别录入案卷目录与卷内目录，导入系统。

4、初审：专职档案员进行目录审核。

5、扫描：初审合格后，打印出纸质版“卷内目录（全引）”一份，预约扫描时间。扫描前拆除案卷金属物，扫描时对照实体检查，发现错误及时修改。

6、挂接：扫描件生成双层PDF文件，按“档号-件号”统一命名后，完成双层PDF文件与系统目录的挂接。

7、装订：打印出纸质版“卷内目录（全引）”、“档案目录移交清单”各一式两份，备考表每卷一份, 装订纸质档案，完善备考表，移交分管专职档案员进行审核。

8、审核：专职档案员进行实体和电子档案的双套审核。

9、移交：审核合格后，兼职档案员和部门负责人在“档案目录移交清单”（一式两份）上签字、盖章与纸质档案、电子档案同时移交档案馆。

四、注意事项

1、学校档案管理系统已经升级完毕，开始运行，2024年归档工作在升级后的系统进行操作，使用过程中如有问题请及时与档案馆联系解决（联系人：梁慧，联系电话：15513644148，7666587）。

2、兼职档案员有调整的部门，请将变更情况，包括兼职档案员的姓名、工号、联系电话等内容的纸质版，部门盖章后报送至档案馆梁慧（积雅楼105室）。

3、毕业生班级合影只接收电子版，具体要求：格式为JPG，照片分辨率不低于600 dpi，上方印制抬头：“山西财经大学××学院(研究院)××届××专业××班毕业合影”，下方标明学生站位及姓名，在档案管理系统档案收集库“声像-照片”分类下进行上传；毕业生班级合影档案的档号已确定，具体见附件。

4、在使用综合档案管理系统时，兼职档案员应确保收集齐全预归档档案，避免出现插卷、补卷等情况。

5、档案馆负责全校档案归档工作的业务指导，归档过程中如遇到问题，请及时与分管专职档案员联系,也可通过档案馆创建的“档案之家”微信群进行业务咨询。

档案馆

                          二○二四年三月二十五日

附件：

各学院、研究院声像档案(毕业生合影)档号一览表