校内各单位：

根据《山西财经大学档案管理办法》（晋财大[2015]98号）、《中共山西财经大学委员会办公室 山西财经大学校长办公室关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的通知》（山财党办[2020]3号），为做好我校2023年部门（单位）立卷归档工作，确保档案“双套制”的实施，实现学校各类文件材料及时、完整归档，更好地为学校中心工作服务，现就有关事项通知如下:

    一、归档范围

2022年各部门（单位）形成的档案及以往年度应归未归的档案、2022年新冠肺炎疫情防控专项档案、2023届毕业生合影。

二、归档时间、地点及阶段

归档时间 :2023年6月底前

移交地点：积雅楼一层档案馆

归档阶段：

第一阶段，各部门确定本年度应归档的档案卷数和件数，完成目录建设;专职档案员分配档号，进行目录初审。即在这个阶段需要完成以下归档步骤第1-5的内容。

第二阶段，完成档案的扫描、挂接、装订、移交等工作，即完成以下归档步骤第6-9的内容。

  三、归档步骤

1、对应归档材料进行收集、分类、分卷、分件。

2、 对分好的案卷进行案卷及卷内排序，并进行卷内编页。

3、在档案管理系统预立卷库中“导入”菜单下，下载相应案卷、卷内模板，分档案类别录入案卷目录与卷内目录，通过电子政务交分管专职档案员进行审核。

4、审核合格后，由专职档案员确定档号。

5、 兼职档案员将确定的档号填入目录，对目录进行完善。

6、打印出纸质版“卷内目录（全引）”、“档案目录移交清单”各一份，预约扫描时间。扫描前拆除案卷金属物，扫描时对照实体检查，发现错误及时修改。

7、扫描件生成双层PDF文件，按“档号-件号”统一命名后，按档案类别将目录导入至系统的预立卷库，并完成双层PDF文件与系统目录的挂接。

8、打印出纸质版“卷内目录（全引）”、“档案目录移交清单”各一式两份，备考表每卷一份, 装订纸质档案，完善备考表，移交分管专职档案员进行审核。

9、审核合格后，“档案目录移交清单”（一式两份）经兼职档案员和部门负责人签字、盖章与纸质档案、电子档案同时移交档案馆。

四、注意事项

1、兼职档案员有调整的部门，请将部门兼职档案员的姓名、工号、联系电话等信息通过电子政务报送档案馆管理员。

2、新冠肺炎疫情防控专项档案的归档流程参照常规档案的归档流程进行，案卷目录标题统一为“﹡﹡﹡（责任者）关于新冠肺炎疫情防控的（具体事项及文种）”。

3、毕业生班级合影只接收电子版，具体要求：格式为JPG，照片分辨率不低于600 dpi，上方印制抬头：“山西财经大学××学院(研究院)××届××专业××班毕业合影”，下方标明学生站位及姓名，在档案管理系统预立卷库“声像-照片”分类下进行上传；毕业生班级合影档案的档号已确定，具体见附件。

4、在使用综合档案管理系统时，兼职档案员应确保收集齐全预归档档案，避免出现插卷、补卷等情况。

5、档案馆负责全校档案归档工作的业务指导，归档过程中如遇到问题，请及时与分管专职档案员联系,也可通过档案馆创建的“档案之家”微信群进行业务咨询。

档案馆

                          二○二三年二月二十八日

附件：

各学院、研究院声像档案(毕业生合影)档号一览表